Oficio de Petición

El oficio de petición, es un documento de uso oficial que suelen ser enviados a algún tipo de autoridad para solicitar servicios para determinada ocasión. Generalmente es utilizado entre las dependencias gubernamentales o los organismos oficiales del estado, para cuando se hace un requerimiento ante la autoridad a la que le corresponda enviarle dicha petición.

Clasificación de los Oficios de Petición

Los oficios se clasifican de la siguiente manera: 

Oficios por Destino

Existen dos categorías dentro de este tipo de oficio, los cuales son:

Oficio Interior

Este oficio es denominado interno cuando es redactado y enviado a algunas de las oficinas de carácter:

  • Empresarial
  • Gubernamental
  • Institucional 

Oficio Exterior

Es denominado oficio de exterior si se trata de un documento redactado con la dirección de alguna institución extraña a la que lo está emitiendo, puede ser que lo emita una empresa privada enviándolo para una empresa de carácter público general o para una entidad concreta que no se relacione de ninguna manera con la empresa que emita el oficio.

Oficio de Petición

Oficios por cantidad de personas

Existen dos categorías dentro de este tipo de oficio, los cuales son:

Oficio Directo Simple

Se le denomina de esta manera al oficio que es redactado para una sola persona en concreto, su dirección puede ser bilateral, es decir, entre el emisor del oficio y el receptor del escrito, usualmente estos oficios van dirigidos a una autoridad o titular determinado de una empresa. 

Oficio Múltiple

Este es el oficio que como su nombre lo muestra posee una dirección multidireccional; es emitido por una persona, pero va dirigido a diversas personas, aunque poseen una misma estructura que la del oficio simple, la redacción con la que se formaliza es más de carácter general o universal.

¿Cómo se redacta un Oficio de Petición?

Para redactar un oficio de petición se deberá conocer que la estructura del oficio es un poco diferente a la que se muestra en una carta normal, esto se debe a que se toma en consideración algunos elementos los cuales lo diferencian de las demás, por lo que es necesario analizar con sumo cuidado para obtener un oficio perfecto, veamos cuales son estos elementos:

  1. La fecha y en lugar de expedición: Este dato del oficio se ubica igual que en la mayoría de los documentos, es decir, en la esquina superior derecha.
  1. Clave del oficio: Este punto es de suma importancia y va en la parte superior izquierda, puesto que es la clave del oficio, debido a que se trata de un documento de uso oficial que debe llevar una serie de elementos que serán de fácil entendimiento, para quien lo reciba.
  1. Datos de la persona a quien va dirigido: luego de haberse situado la clave del oficio se debe pasar a colocar los datos de la persona a quien va dirigido teniendo una misma alineación, para conseguir estos se deberá colocar el:
    • Nombre completo
    • Cargo que desempeña
    • Nombre de la institución que representa la persona a quien se le enviará el oficio.

Oficio de Petición

  1. Luego de haberse ingresado los datos anteriores, se deberá continuar colocando el asunto, el cual debe ser explicando de manera breve, debe colocar de que se trata el oficio que se está enviando.
  2. Si el oficio de petición realizado representa la segunda o tercera parte de una serie de oficios enviados con anterioridad, se deberá incluir una sucesión de referencias (se debe indicar la referencia seguido este se escribirá el número anterior) para que el receptor identifique de donde viene el oficio.
  1. Después de haber redactado el oficio formal, se deberá exponer el cuerpo del documento. Es importante que recuerde cerrarlo con una despedida agradable y esperar la respuesta, en caso de que sea solicitado.

¿Qué información contiene un Oficio de Petición?

  1. El oficio podrá estar conformado por una o más páginas, dependiendo su finalidad, se alcanzan escribir a renglón cerrado o a un renglón y medio.
  1. El tamaño del papel por lo general es tamaño carta, pero puede ser transcrito en un formato A4 y un formato oficio.

Las partes de un oficio son:

  • Sello oficial (en las instituciones es de carácter obligatorio, y en las empresas suele ser opcional).
  • Nombre de la Institución que lo emite
  • Asunto a tratar
  • Lugar y fecha de emisión
  • Datos del destinatario (nombre completo y dirección)
  • Cita de antecedentes (si los hubiese)
  • Introducción al tema
  • Mensaje que se desea informar
  • Despedida
  • Firma
  • Siglas (si es que se requieren) c.c.p que significan “con copia para”

Función de un Oficio de Petición

Este es un documento oficial redactado con el objetivo de hacer formal un comunicado, una solicitud o una resolución de carácter determinado para una institución específica, la cual pudiera ser pública o privada, de un ente de gubernamental o de una institución educativa, una empresa o una persona, entre muchas otras.

Se trata de un acto protocolar que demuestra formalidad, profesionalismo, seriedad, entre otras cualidades de la persona que lo redacta, del ente gubernamental que lo transmite o de la institución que lo expone.

Todo oficio de petición posee una casualidad expresa. Puede ser con la intención de dirigirse a alguna autoridad competente para formalizar una solicitud de suma importancia, o puede contener además una petición o requerimiento especial para una empresa. Es probable que se realice de igual forma para solicitar una consideración o reconsideración, al igual que pudiera para hace una explicación de motivos, entre otras causas.

Susana Unformulurario

Ey! Susana por aquí, soy del 78, una de las mejores épocas. Me defino como una apasionada de la gastronomía, el cine y la filosofía. Actualmente soy asesora en Unformulario, ya sabes que si  tienes dudas no tienes nada más que contactarnos ¿Hablamos?

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