Formularios de Google

Actualmente, el constante avance tecnológico nos permite crear fácilmente encuestas y formularios a través de diversas herramientas. Sin embargo, encontrar la herramienta que se ajuste a nuestras necesidades suele ser todo un proceso en el cual se suele perder mucho tiempo. Pues no te preocupes, te presentaremos en breve una gran opción que además es gratuita, la de Formularios de Google.

A continuación, te explicaremos cómo usar los formularios de Google y sus aspectos más resaltantes, para que así puedas efectuar el tuyo de forma rápida y sencilla sin ningún tipo de contratiempo.

¿Qué son los formularios de Google?

Los formularios de Google o Google Forms son un servicio gratuito emplazado dentro de las aplicaciones ofimáticas de Google para la creación de formularios de forma sencilla e innovadora. Por lo tanto, no se requiere ser un experto en informática para poder elaborar un formulario muy completo y con características profesionales.

Con los formularios de Google podrás crear tus propios sondeos, recopilando la información que desees de tus contactos a través de las respuestas que vayas recibiendo de los formularios que envíes.

En definitiva, este medio establece una conexión directa con el destinatario, plasmando la información en una hoja de cálculo para que puedas analizar los resultados.

¿Cómo crear un formulario con formularios de Google?

Existen diversos métodos de crear encuestas o formularios con el servicio de formularios de Google, sin embargo, a continuación te explicaremos como crearlos y usarlos mediante una PC.

Consideraciones a tener en cuenta antes de crear tu formulario

Antes de realizar cualquier acción, ten presente lo siguiente:

• Primero que nada, deberás acceder a la plataforma. Para esto necesitaremos tener una cuenta de Google con la cual acceder.
• Una vez que accedas a tu cuenta de Google, deberás dirigirte a la siguiente sección de Google Forms.
• Posteriormente, procede a elegir el ícono con el nombre de “Formulario”.

Ten en cuenta que esta no es la única manera de acceder a los formularios de Google, también podemos hacerlo desde nuestro Drive, donde encuentras el listado de aplicaciones en un costado izquierdo. De manera similar, si te encuentras dentro de cualquier aplicación de Google, en la parte superior derecha encontraras un ícono con nueve puntos, donde están todas las plataformas de Google, ahí podrás encontrar a Google Forms.

Comienza a crear tu formulario con Google Forms

Ten presente que una vez dentro de la plataforma de Google Forms, podrás ver la pantalla principal de esta, la cual resulta ser bastante simple e intuitiva. Ahora, en la zona superior tendrás una galería de plantillas, que se puede expandir, con formularios ya creados y que podríamos utilizar como base. En esta parte podrás encontrar diversas opciones como:

• Plantillas de exámenes.
• Formularios de contactos.
• Encuestas e incluso invitaciones.

Los que utilizaremos en esta ocasión, a efecto de aprender desde cero a usar los formularios de Google, es la que se encuentra en la parte superior izquierda. Esta plantilla que se encuentra “En Blanco” nos permitirá crear nuestro formulario desde el inicio y completo.

Plantilla en blanco, creando un formulario

Una vez seleccionada la opción anterior, ya te encontrarás dentro de tu formulario, el cual estará vacío. Aquí, en primer lugar verás las características generales de la creación de este, luego entraremos en detalle para la formulación de las preguntas.

Como podrás ver en la barra superior se encuentra la herramienta de espacio de navegación dentro de la creación de tu formulario. Además, en la parte superior veras el nombre que se le asignará a lo que se está creando. Asimismo, en el centro encontrarás la selección del segmento en el que estas, ya sea creando el formulario o viendo las respuestas.

Ahora, en la esquina superior izquierda, en cambio, se puede observar las diversas configuraciones del formulario, como también:

• Los aspectos visuales.
• Una vista previa.
• El botón de envío de las respuestas.

Ten en cuenta que, en los aspectos visuales podremos elegir una imagen de encabezado, el color del tema y del fondo, así como también el tipo de fuentes del formulario.

Configuración de tú formulario

Como te mencionamos anteriormente, en la parte superior derecha encontraras las configuraciones de tu formulario. Aquí podrás fijar algunos aspectos del ingreso de respuestas. Es decir, la forma en que se presentará tu formulario y la opción de convertirlo en un cuestionario. A continuación, revisaremos los aspectos que pueden ser configurables.

Aspectos generales

En esta sección, se podrá fijar los requisitos de ingreso para poder completar el formulario. Es decir, para estas acciones podremos seleccionar los diferentes ítems que se ofrecen, como:

• Obtener un listado de los correos ingresados,
• Solicitar inicio de sesión a quienes respondan
• Permitir que pueda ser completado sólo por miembros de la institución (opción si estás desde una cuenta G Suite).

Por último, como puedes observar se tienen las opciones que le permitiremos realizar a los encuestados una vez completado el formulario. Pudiendo aceptar que se puedan editar sus respuestas y que vean un gráfico de resumen y repuestas de texto.

Presentación

En esta sección se permite establecer algunas características que los usuarios podrán observar mientras respondan el conjunto de preguntas. De esta forma se podrá:

• Aceptar que se muestre el progreso de respuestas que lleva contestadas.
• Tener un orden aleatorio de preguntas.

Convertir el formulario en un cuestionario

Esta opción la verás desactivada de manera predeterminada, ya que como formulario tiene como origen sólo obtener datos. Pero si quieres evaluar y entregar resultados, de acuerdo a lo que el usuario respondió, se podrá transformar este en un cuestionario.

De esta manera, una vez activada la opción de convertir en un cuestionario, se podrá fijar algunos aspectos de acuerdo a nuestras preferencias. Cabe destacar que esta opción es excelente si quieres crear pruebas a través de los formularios de Google. Asimismo, en las configuraciones de este, se podrá:

• Establecer cuándo entregar los resultados.
• Estipular de qué manera se entregaran.

De esta forma seleccionaremos la información de resultados que podrá ver las personas que ejecuten el formulario. Específicamente podrán observar las preguntas, respuestas correctas y su puntuación.

Además, en miras de ejemplificar la creación del formulario mediante Google Forms, este formulario lo crearemos pensando en que sea una prueba. Por lo mismo, dejaremos dicha configuración activa.

Herramientas para la creación de preguntas del formulario

Una vez ya establecidas las configuraciones generales del formulario, se podrá continuar con la creación y formulación de este. Ahora, en la parte superior se establecerá el título del formulario y si quieres podrás agregarle una descripción. Sin embargo, antes de comenzar a las nuestras preguntas, revisaremos las herramientas que tenemos disponibles para tal fin:

Barra lateral 

Al lado derecho de cada pregunta que estemos desarrollando, encontraremos una barra, la cual nos permitirá:

• Añadir o importar otra pregunta.
• Agregar otro título.
• Incluir imágenes o videos.
• Crear una nueva sección.

Hacer obligatorio

Es importante resaltar que cada pregunta se encuentra separada por bloques, por lo tanto, podremos señalar cuál de ellas será obligatorio responder. Para esto, activaremos la opción que sale en el costado inferior derecho. Si la pregunta creada es obligatoria, el usuario no podrá enviar sus respuestas mientras no haya completado esa pregunta.

Opciones

Al lado de la activación de respuestas obligatorias, encontremos tres puntos. En esta tendremos un menú de opciones que variará según el tipo de respuesta que admitiremos en nuestro formulario. En esta sección podremos activar:

• Validación de respuestas.
• Habilitar orden aleatorio de alternativas.
• Condicionar la respuesta dada a una siguiente sección según corresponda.

Formulación de preguntas y respuestas

Ahora, ya dispones de las herramientas con que cuenta el sistema de Google Forms para asistirte en la elaboración de tu formulario. Ahora, podremos dar paso a la formulación de preguntas y al tipo de respuestas que vamos a recibir.

Recuerda que Google Forms permite seleccionar una serie de formatos de respuestas. Por lo tanto, revisaremos cada una de ellas, para que así puedas usar la que más te convenga y puedas aplicarla a tu caso específico.

Respuestas textuales

La primera opción es la respuesta “corta”, la cual, entregará una línea de texto, a quien esté contestando, para poder cargar su respuesta. Como vemos en el siguiente ejemplo: Indicar el nombre del Formulario. El párrafo, por su parte no tiene un límite tan reducido para indicar su respuesta.

En este caso no ingresamos una clave de respuesta porque no se evalúa. Lo que sí haremos será condicionarla, para eso seleccionaremos el menú de opciones. Una vez dentro de este podemos fijar el parámetro con el que se acepte una respuesta, pudiendo establecer la longitud de la respuesta, o el contenido de esta.

Alternativas, casillas y desplegable

En esta sección le entregaremos alternativas al usuario, además, podremos permitir que estas se ordenen de forma aleatorias, activar otro tipo de respuestas dentro de las alternativas y derivar a una sección según la alternativa que responda.

La opción de las casillas nos permitirá elegir más de una opción, pudiendo fijar un mínimo y máximo de respuestas a entregar. En el ítem “Clave de respuestas” podemos entregar la respuesta correcta a modo de que se califique la pregunta según esos parámetros.

Escalas

Al igual que en el resto de opciones de ingreso, en este tipo de respuestas igualmente podrás crear parámetros de respuestas y evaluarlas cuando estas ya sean entregadas.

Archivos, fecha y hora

Dentro del formulario también se podrá permitir que los usuarios puedan cargar archivos, como por ejemplo, ciertos documentos o algún tipo de complemento según necesidades específicas.

Ahora, si queremos que los usuarios entreguen una fecha y hora, podemos habilitar este tipo de respuestas, las cuales serán permitidas según lo aceptado por los formularios de Google, ingresándolos con texto y separados automáticamente.

Procesamiento entrega de repuestas

Una vez que culminado el formulario, podemos ponerlo a funcionar. Ahora, se tendrán que recibir las respuestas. Para lo cual, en la sección superior, tendremos que seleccionar el ícono con el nombre de “Respuestas”. En esta sección podremos revisar las respuestas en general, así como en particular, pudiendo generar además gráficos y porcentajes de lo respondido.

Ten en cuenta que las respuestas no las verás únicamente dentro del mismo formulario de Google, también podrás visualizarlas en hojas de cálculos. Este particular beneficio pudiera crearlo antes o con cada nuevo formulario. Además, se pueden activar respuestas a través del correo electrónico, en donde, cada vez que alguien responda, serás notificado.

Esperamos que toda esta información referente a la creación y uso correcto de los Formularios de Google te sean de gran ayuda. Además, si te ha gustado este artículo te recomendamos ingresar al siguiente link donde encontrarás información variada de tu posible interés.