Formulario en Excel

De seguro alguna vez has tenido que realizar un trámite en el cual tienes que llenar un formulario en papel o en un sistema automatizado. Este instrumento permite solicitar la información necesaria para completar el proceso del trámite y es muy fácil e intuitivo de usar.

Ahora, imagina que eres tú quien desea solicitar datos específicos de una cantidad enorme de personas y registrarlas en una tabla u hoja de Excel. ¿Sabías que en Excel puedes crear tu propio formulario para introducir en una tabla la información necesaria? ¡Sí, así es! y puedes hacerlo en pocos pasos.

En casos como el que te acabamos de mencionar, crear formulario en Excel es una forma excelente de facilitar el trabajo y evitar errores. Pero, ¿qué necesitas para crear un formulario en Excel? ¿Cuáles son los pasos para crearlo y qué ventajas ofrece este método? Aquí resolveremos todas tus dudas.

¿Qué formas hay de crear formularios en Excel?

En Excel tienes varias opciones al momento de crear un formulario para ingresar datos en una hoja. En total son 3 herramientas que incluye el programa y que pueden usarse para hacer formularios de forma fácil y así automatizar el llenado de tablas:

Controles de formulario

En este caso esta herramienta disponible en el menú “Programador” permite agregar diferentes controles de formulario para guiar al usuario en la inserción de datos. De esta manera, podrás diseñar tu formulario usando los diferentes elementos de los controles y así ajustar la entrada de datos a lo que necesitas. Para editar los parámetros de cada control es necesario conocer un poco de programación, pero no es tan complicado.

Formulario en VBA

Con esta opción también necesitarás conocer un poco sobre programación en Visual Basic y codificación para la ejecución de procesos. En este caso, la opción para diseñar tu formulario está dentro del menú “Programador” y luego la opción “Visual Basic”.

Ya dentro de la interfaz de Microsoft Visual Basic para aplicaciones, en el menú “Insertar” verás la opción “UserForm”. Con esta opción automáticamente se creará un espacio donde podrás diseñar tu formulario con diferentes controles y vincularlos a tu hoja Excel.

Formulario de datos

Es la forma más sencilla y automática de crear un formulario adaptado a los diferentes datos que necesites insertar en tu hoja sin macros y sin programar. Tan solo al presionar un botón instantáneamente Excel te creará un formulario con todos los campos para ingresar datos.

Este formulario permite no solo crear nuevos registros, sino también hacer búsquedas por criterios, eliminar o actualizar filas y más. Al ser la forma más fácil de usar para la mayoría de los usuarios de Excel, a continuación te explicamos el paso a paso para introducir este formulario.

¿Cómo puedo hacer mi propio formulario en Excel? Paso a paso

Para hacer un formulario en Excel sin necesidad de agregar controles y macros primeramente deberás crear la tabla donde se ingresarán los datos. Para ello selecciona la cantidad de celdas que necesitarás y luego, desde el menú “Insertar” haz clic en la opción “Tabla”.

Luego, coloca los encabezamientos en cada columna donde irán los datos que solicitarás en el formulario, por ejemplo: nombres, apellidos, fecha de nacimiento, correo electrónico etc. Ahora, necesitarás activar en tu interfaz de Excel el comando que te permitirá crear el formulario, para ello sigue estos pasos:

  1. Ubícate en la barra de herramientas de acceso rápido, donde normalmente están los comandos de guardar, rehacer y deshacer. Haz clic con el botón derecho del mouse y selecciona la opción “Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido”.
  2. Se abrirá una ventana con dos recuadros, uno para seleccionar los comandos que deseas agregar y otro con los que ya están en la barra. En la lista desplegable “Comandos disponibles en:”, selecciona “Todos los comandos”.
  3. En el recuadro del lado izquierda busca el comando “Formulario” y haz clic en el botón “Agregar” en medio de los dos recuadros.
  4. Por último haz clic en “Aceptar”, ya tendrás listo el botón para crear el formulario para tu tabla.

Ahora, selecciona una de las celdas de tu tabla y haz clic en el botón “Formulario” en la barra de herramientas de acceso rápido. Automáticamente se abrirá una ventana donde verás un formulario con todos los campos de tu tabla para que puedas agregar nuevos registros.

Además de agregar nuevos registros, también podrás hacer búsquedas con el botón “Criterios” y eliminar o modificar el registro encontrado. De esta manera podrás moverte más fácilmente entre los datos de tu tabla y de forma rápida ingresar los datos necesarios.

Ventajas de crear formularios en Excel

Son muchas las ventajas que obtienes al usar formularios para ingresar datos en tus hojas de Excel:

  • Se ajustan a las necesidades de información que desees, tomando en cuenta la cantidad de campos exacta para completar todos los datos de la tabla.
  • El formulario automático ya incluye las opciones para agregar eliminar, buscar y modificar los registros de la tabla, bastante completo para diferentes operaciones.
  • Minimiza las probabilidades de cometer equivocaciones al ingresar datos, la interfaz gráfica del formulario facilita la forma de introducir la información, evitando los errores.
  • Si das formato a las celdas, o tienes columnas y campos formulados, los datos ingresados en el formulario se adecuarán a estos parámetros.
  • Con los formularios diseñados podrás controlar el ingreso de datos a opciones listas de chequeo, listas desplegables y otros elementos útiles.
  • Puede llamarse desde la propia hoja de Excel creando un macro para abrirlo sin recurrir al comando del programa.

Sin duda, aprender a hacer un formulario en Excel tiene muchas ventajas para facilitar el registro de datos en una hoja o tabla. Y si tienes conocimientos en programación Visual Basic son muy variadas las funciones que podrás anexar para hacer tu formulario mucho más preciso.

Si deseas más información sobre formularios u otros procesos automatizados no dudes en buscarla en nuestra web y leer nuestros artículos. Encontrarás posts muy completos y con guías detalladas y fáciles de seguir para aprender a realizar muchas tareas en tu día a día.

Susana Unformulurario

Ey! Susana por aquí, soy del 78, una de las mejores épocas. Me defino como una apasionada de la gastronomía, el cine y la filosofía. Actualmente soy asesora en Unformulario, ya sabes que si  tienes dudas no tienes nada más que contactarnos ¿Hablamos?

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